La numérisation du dossier patient
La conservation des dossiers médicaux répond à un triple intérêt :
- assurer la continuité des soins aux patients,
- répondre à une demande de communication du dossier formulée par le patient ou ses ayants-droits,
- apporter un moyen de preuve en cas d’action en responsabilité civile.
L’ordonnance gouvernementale n°2017-29 du 12 janvier 2017 est venue :
– fixer les conditions permettant de garantir une valeur probante aux données et documents de santé numériques,
– encadrer les conditions de destruction des dossiers « papier » quand ils ont fait l’objet d’une numérisation.
Quels documents sont concernés ?
L’ordonnance précise qu’il s’agit des documents comportant des données de santé à caractère personnel produits, reçus ou conservés, à l’occasion d’activités de prévention, de diagnostic, de soins, de compensation du handicap, de prévention de perte d’autonomie, ou de suivi social et médico-social réalisées dans les conditions de l’article L. 1110-4 du Code de la Santé Publique.
Les documents doivent donc avoir été produits, reçus ou conservés dans un contexte médical, social ou médico-social, par quatre catégories de professionnels :
- un professionnel de santé, un établissement ou service de santé,
- un professionnel ou organisme concourant à la prévention ou aux soins dont les conditions d’exercice ou les activités sont régies par le Code,
- le service de santé des armées,
- un professionnel du secteur médico-social ou social ou un établissement ou service social et médico-social mentionné à l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles.
La copie numérisée a-t-elle la même valeur que la copie papier ?
L’ordonnance de janvier 2017 répond par l’affirmative :
« Un document mentionné à l’article L. 1111-25 du présent code créé sous forme numérique a la même force probante qu’un document sur support papier lorsqu’il a été établi et conservé dans les conditions prévues à l’article 1366 du code civil. »
Les documents papiers peuvent donc être détruits après numérisation avant la fin du délai légal de conservation.
Toutefois, si le législateur autorise la destruction des originaux papiers, c’est à la condition que la copie numérique soit fiable au sens de l’article 1379 du droit civil (art L. 1111-26 CSP).
Qu’est-ce qu’une copie numérisée fiable ?
Le même article du Code Civil fixe les conditions de fiabilité d’une copie numérique :
« Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »
Deux critères cumulatifs sont exigés pour qualifier une copie de fiable :
- La copie doit résulter d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte.
- L’intégrité de la copie doit être garantie dans le temps par un procédé conforme aux exigences du décret N°2016-1673 du 5 décembre 2016.
Quelles sont les conditions de numérisation ?
Le procédé de numérisation doit contenir des informations liées à la copie permettant son identification, notamment la date de création de la copie. Aucune modification ne doit pouvoir être apportée sur les documents et vous devez être en mesure de le justifier.
La copie doit présenter des garanties d’intégrité des données : il s’agit d’une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie est détectable.
Il est conseillé de faire appel à une autorité qualifiée de certificats électroniques qui fera usage d’un horodatage, d’un cachet électronique ou une signature électronique.
Il est recommandé de conserver l’archivage en respectant les normes ISO ou AFNOR (Norme NF Z42-026) afin d’éviter toute altération.
Combien de temps doit être conservé le dossier médical ?
Le Code de la santé publique pose la durée de rétention maximale de 20 ans à compter de la dernière consultation (Article R1112-7 du Code la santé publique).
Cette durée est à adapter selon les cas suivants :
- Patient majeur : 20 ans à compter de la date de la dernière consultation médicale.
- Patient mineur : Si le patient est mineur et que ce délai de 20 ans expire avant son 28ème anniversaire, la conservation des informations le concernant doit être prolongée jusqu’à cette date.
- Patient défunt : Si le patient décède moins de 10 ans après sa dernière consultation, les informations le concernant doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date du décès.
- Patient impliqué dans un contentieux : En cas d’action tendant à mettre en cause la responsabilité du praticien, il convient de suspendre ces délais de conservation le temps du contentieux.
Pendant ce délai de rétention, la CNIL recommande l’usage d’archives intermédiaires avec des accès limités ainsi que la rédaction d’une politique de conservation des données.
Quelques lien utiles :
CNIL : Guide pratique sur la protection des données personnelles
AIAS : Les délais de prescription en responsabilité médicale
Prenez contact avec l’AIAS pour connaître vos droits et être accompagné(e) dans vos démarches.